Guía de bolsas promocionales para ferias y eventos: elección y plan

En ferias y congresos, los visitantes recogen durante todo el día folletos, catálogos, muestras y pequeños obsequios. Una bolsa en la que puedan llevarlos facilita la vida al visitante y lleva su logotipo a cada rincón del recinto. Una bolsa de evento bien elegida se sigue usando cuando el evento ha terminado. En esta guía repasamos los puntos que deben cuidarse al elegir bolsas para ferias, congresos, seminarios, lanzamientos y eventos corporativos.

¿Cuál es la función de la bolsa de evento?

De una bolsa de evento se esperan tres funciones básicas: transporte, visibilidad y recuerdo. El visitante lleva la bolsa al hombro o en la mano durante todo el día; durante ese tiempo, su logotipo está a la vista de cientos de personas. Después del evento, mientras se use en la vida cotidiana, la bolsa sigue recordando su marca. Por eso su diseño y su calidad son tan importantes como el aspecto de su stand.

Elección del material

Non woven (TNT): para distribuciones de grandes cantidades

El material más elegido en las ferias es el TNT. Gracias a su estructura de polipropileno no tejido es ligero, se adapta a sus colores corporativos con su amplia gama de colores y ofrece una solución económica en grandes cantidades. Es un buen punto de partida para las grandes ferias que visitan miles de personas. Para ver los modelos, consulte nuestra categoría de bolsas de TNT.

Algodón crudo: una impresión más duradera

En eventos con un número de asistentes definido, como congresos y seminarios, puede elegirse una bolsa que se vaya a usar durante más tiempo. Las bolsas de algodón crudo, con su aspecto natural, siguen usándose a diario después del evento.

Lona: kits VIP y de ponentes

En los kits preparados para ponentes, patrocinadores e invitados especiales destacan las bolsas de lona. Con su tejido lleno y su cuerpo erguido crean una percepción premium; también son aptas para el bordado.

Bolsas transparentes: eventos con control de acceso

En algunos eventos, por motivos de seguridad, se pide que el contenido de la bolsa sea visible. En este tipo de organizaciones pueden usarse bolsas de PVC o TPU transparentes. Como ejemplo, puede consultar nuestra bolsa de PVC transparente con asas de cinta.

Medida y tipo de asa

Lo que más recogen los visitantes de ferias son catálogos y folletos de tamaño A4. Por eso la medida interior de la bolsa debe permitir que los documentos A4 entren sin doblarse. Si se van a repartir muestras voluminosas, resulta más práctico un cuerpo con fuelle.

El tipo de asa también determina la experiencia del visitante. Los modelos de asas largas se pueden colgar del hombro, de modo que dejan las manos libres al visitante y facilitan intercambiar tarjetas, examinar muestras y tomar notas. Como ejemplo, puede consultar nuestra bolsa de TNT de asas largas que se puede llevar al hombro.

Diseño: destacar en el recinto

En un recinto ferial concurrido, su bolsa debe reconocerse desde lejos. Para ello:

• Imprima el logotipo grande y legible; los diseños pequeños y detallados se pierden a distancia.
• Añada el número de su stand o su dirección web para convertir la bolsa en una herramienta de orientación.
• Elija el color del cuerpo en armonía con el diseño de su stand; así las bolsas recordarán su stand por todo el recinto.
• Si va a añadir un mensaje específico del evento, manténgalo lo bastante general para que la bolsa pueda seguir usándose después.

Para logotipos de pocos colores, la serigrafía suele ser la opción más adecuada, y para diseños a todo color, el transfer digital. Para más detalles, consulte nuestra página de técnicas de impresión.

¿Cómo se calcula la cantidad?

Para decidir cuántas bolsas se repartirán, tome como base los datos de visitantes de eventos anteriores y el número de personas que espera que pasen por su stand. Definir de antemano si dará bolsa a todos los visitantes o solo a los clientes potenciales con los que mantenga una reunión le permite calcular la cantidad de forma más realista. Si participa en varios eventos a lo largo del año, pedir de una sola vez con un diseño general puede ayudarle a pasar a un tramo de cantidad más ventajoso.

Plazos: planifique hacia atrás

El problema más frecuente en las bolsas de evento son los plazos. Planifique hacia atrás desde la fecha de la feria y reserve tiempo suficiente para cada paso:

1. Concrete la fecha del evento, los datos del stand y la dirección de entrega.
2. Defina el modelo de bolsa y la cantidad, y pida el presupuesto.
3. Prepare su archivo de impresión y dé la aprobación de la colocación.
4. Confirme el plazo de producción y entrega en la fase de presupuesto.
5. Decida si las bolsas se entregarán en el recinto ferial o en su oficina.

Como los plazos de producción y entrega varían según la cantidad, la técnica de impresión y la carga de trabajo de cada época, el plazo exacto se fija en la fase de presupuesto. En temporadas de ferias de mucha actividad, pedir con antelación es importante para poder producir en el modelo y el color que desea.

Convierta la bolsa en una experiencia

Lo que ponga dentro de la bolsa es tan importante como la propia bolsa. Un catálogo de productos, una breve tarjeta de presentación, una invitación con código QR o un pequeño obsequio alargan la interacción con su marca del visitante que abre la bolsa. La bolsa es un instrumento que mantiene el vínculo con su marca del visitante que se va de su stand.

Bolsas distintas según el público objetivo

En las grandes ferias, en lugar de un único modelo de bolsa, puede ser más eficiente un planteamiento en dos niveles. A todos los visitantes que pasen por su stand se les da una bolsa ligera y económica de TNT, mientras que a los clientes potenciales con los que se reúna y a sus socios actuales se les puede ofrecer una bolsa de lona o de algodón crudo de más calidad. Este planteamiento equilibra su presupuesto y hace que sus contactos importantes se sientan especiales.

En eventos con participantes registrados, como congresos y seminarios, las bolsas pueden entregarse en el mostrador de registro como kit del participante. En estos kits, que reúnen programa, acreditación, cuaderno y bolígrafo, la medida de la bolsa debe permitir que quepa todo el contenido con holgura.

Bolsas de evento con patrocinadores

Las empresas organizadoras y las asociaciones pueden incluir los logotipos de varios patrocinadores en las bolsas de los participantes. En ese caso, deben planificarse con antelación la jerarquía de los logotipos, el reparto de la zona de impresión y la armonía de colores. En diseños con muchos logotipos pueden valorarse opciones como la impresión en dos caras o el transfer digital para los diseños a todo color. También es una parte importante del proceso recoger a tiempo los archivos vectoriales de todos los patrocinadores.

Uso después del evento

El éxito de una bolsa de evento se mide también por cuánto se usa una vez terminado el evento. Una medida práctica, un asa cómoda y un diseño atemporal hacen que la bolsa se reutilice en la compra del supermercado, en el gimnasio o en la oficina. Por eso, mantener pequeñas las fechas específicas del evento y los mensajes de corta vida, y poner en primer plano su logotipo, aporta más visibilidad a largo plazo.

Notas prácticas para el equipo del stand

• Guarde las bolsas en el stand en un punto accesible pero discreto y de forma ordenada.
• Fije un objetivo diario de reparto para que las bolsas duren hasta el último día del evento.
• Preparar con antelación los catálogos y las tarjetas de presentación que irán dentro de la bolsa, y tener las bolsas ya llenas, ahorra tiempo en las horas de más afluencia.
• Al final del evento, guarde las bolsas sobrantes para la siguiente organización o para visitas a clientes.

Estos pequeños preparativos permiten que, en los días de mucha actividad ferial, el equipo del stand dedique más tiempo a los visitantes y ayudan a que las bolsas lleguen a las personas adecuadas, tal como estaba previsto.

Conclusión

Una bolsa de evento bien planificada puede ser una de las partidas más eficientes de su presupuesto de feria. Puede encontrar las opciones ya preparadas en nuestra colección de bolsas para ferias y eventos. Envíenos la fecha de su evento, la cantidad aproximada y su logotipo; planificamos la producción en nuestras propias instalaciones en consecuencia y le preparamos un presupuesto en el mismo día.